Privacy Policy Employees - TIER

Privacy Policy Employees

Information on the processing of personal data for employees

German version at the end of page / Deutsche Version weiter unten

Data Protection Statement for employees of TIER Mobility SE and other TIER entities (all named as Employer).

If you have any questions regarding data protection, you can always contact the Legal Team or the Data Protection Officer:

dpo@tier.app or carsten.gerlach@external.tier.app

1. Data collection, purpose of processing and legal basis

For the purpose of carrying out the employment relationship and in particular for routine accounting and for performing general management and administrative documentation activities, the Employer as the data controller collects, processes and uses personal data of the employee at the beginning and during the employment relationship. In detail, this concerns the following categories of data (hereinafter "data"):

  • Name (title, first name, surname, name affixes) and, if available, photo, 
  • Contact details (telephone number, mobile number, e-mail address, fax number, street, house number, address and additions if applicable, postcode, city, country), 
  • Date and place of birth,
  • National insurance or social security number, 
  • Nationality and, if applicable, identification documents, 
  • Religious affiliation as far as necessary, 
  • Marital status, 
  • Training and Education, 
  • Application, 
  • History of the employee in the company, job title, workplace, range of experience, 
  • Details of remuneration (for example, tax identification number or account details) and special allowances, salary overviews,
  • Performance appraisals, warnings and notices, and information in the event of criminal or administrative proceedings,
  • Information on health status as far as necessary, for example in the case of company medical examinations or occupational accidents,
  • Holidays, 
  • Information on the status of the employment relationship (terminated/not terminated).

For the purpose of carrying out the employment relationship, personal data of the employee is also collected during the performance of work tasks by the employee. This includes:

  • Work results, emails and other communication, attendance and working time,
  • Place of work and professional travel (including booking data) and expense reports,
  • IT usage data such as IP address, user ID, use of internal company software as well as log files (regardless of whether the usage is through company-owned or private devices).

The legal basis for the processing is Article 88 (1) GDPR or Article 6 (1) b) GDPR.

Special categories of personal data are only processed if and insofar as the requirements of Art. 9 GDPR are met and the processing serves the fulfilment of legal obligations of the Employer or the consent of the employee is given. 

2. Storage period

The employee's data will only be stored for as long as is necessary for the execution of the employment relationship. After that, the data will be blocked or deleted. In addition, there may be legal obligations to retain data, e.g. according to the German Commercial Code (HGB) and the German Fiscal Code (AO). If such retention obligations exist, the data will be blocked or deleted at the end of these retention obligations.

3. Transfer of data to third parties and processors

(1) The Employer transmits the employee's data to third parties to the extent necessary to fulfil legal obligations or to implement the employment relationship. This includes banks, (social) insurance companies, tax authorities, external (legal) advisors and other service providers such as relocation services or travel agencies.

Additionally, the Employer might also transmit aggregated information regarding the remuneration of specific job levels or job families to third parties in order to develop a salary benchmarking  

The Employer might also transmit the employee's data with the employee's consent, which must be obtained in each case. The employee will be informed of this separately. 

(2) For the processing of the data, the Employer uses auxiliary persons, in particular in the area of IT services. These process the data as so-called data processors, i.e. on the basis of a contract in which the details of the data processing are regulated and in which the processor undertakes to handle the data with care. Such commissioned processing exists, for example, if the employer stores data in an external data centre. The Employer uses such processors in the following areas: 

  • Accounting
  • IT
  • Telecommunications
  • Personnel management
  • Data storage

The processors are carefully selected by the Employer with particular regard to the suitability of the technical and organisational measures taken by them and are checked for compliance. In principle, the Employer processes the data in the European Union or the European Economic Area. However, it is possible that the data might be transferred to processors located in a country outside of these regions. The Employer provides suitable guarantees to ensure that the respective processors adequately protect the data.

4. Rights of the employee

The employee has the following rights in relation to his/her personal data. 

Details can be found in Articles 7, 15-22 and 77 GDPR.

a) Right to revoke consent under data protection law pursuant to Art. 7 (3) sentence 1 GDPR

Consent to the processing of personal data can be revoked at any time with effect for the future. However, the lawfulness of the processing carried out until the revocation is not affected by this.

b) Right of access according to Art. 15 GDPR

The employee has the right to request confirmation as to whether the Employer is processing personal data concerning the employee. If this is the case, the employee has the right to be informed about these personal data and to receive further information, e.g. the purposes of processing, the categories of the processed personal data, the recipients and the planned duration of storage or the criteria for determining the duration.

c) Right to rectification and completion according to Art. 16 GDPR

The employee has the right to request the rectification of inaccurate data without delay. Taking into account the purposes of the processing, the employee has the right to request the completion of incomplete data.

d) Right to deletion ("right to be forgotten") according to Art. 17 GDPR

The employee has a right to deletion insofar as the processing is no longer necessary. This is the case, for example, if the data is no longer necessary for the original purposes, the employee has revoked a consent under data protection law or the data was processed unlawfully.

e) Right to restriction of processing according to Art. 18 GDPR

The employee has a right to restrict processing, e.g. if the employee believes that the personal data is inaccurate.

f) Right to data portability according to Art. 20 GDPR

The employee has the right to receive the personal data concerning the employee in a structured, common and machine-readable format.

g) Right of objection according to Art. 21 GDPR

The employee has the right to object at any time, on grounds relating to the employee's particular situation, to the processing of certain personal data concerning the employee.

In the event of direct advertising, the employee shall have the right to object at any time to the processing of personal data concerning the employee for the purpose of such advertising; this shall also apply to profiling insofar as it is connected with such direct advertising.

h) Automated decision in individual cases including profiling according to Art. 22 GDPR

The employee has the right not to be subject to a decision based solely on automated processing, including profiling, except in the exceptional circumstances mentioned in Art. 22 GDPR.

Decision-making based exclusively on automated processing - including profiling - does not take place.

i) Complaint to a data protection supervisory authority pursuant to Art. 77 GDPR

The employee may lodge a complaint with a data protection supervisory authority at any time, for example if the employee is of the opinion that the data processing does not comply with data protection law.

5. Amendments to this document

This document 'Information on Data Processing for Employees' may be amended by the Employer to ensure that it always complies with applicable legal requirements and reflects the current facts, e.g. when introducing new processing activities such as occupational pension schemes or insurances.

This document is available on the Employer's intranet at all times and the Employer recommends that it is regularly checked for possible changes. Where prior consent is required for a change or the employee is to be informed separately, the Employer will inform the employee accordingly and request consent.

 

Information über die Datenverarbeitung für Mitarbeiter

Dies ist die Datenschutzerklärung für Mitarbeiter der TIER Mobility SE sowie der anderen TIER-Töchter Unternehmen (jeweils Arbeitgeber) 

Bei Fragen zum Datenschutz kann sich der Arbeitnehmer jederzeit direkt an das Legal Team oder an den Datenschutzbeauftragten wenden:

dpo@tier.app oder carsten.gerlach@external.tier.app

1. Datenerhebung, Verarbeitungszweck und Rechtsgrundlage

Zum Zwecke der Durchführung des Arbeitsverhältnisses und insbesondere für die Routinebuchhaltung und zur Vornahme allgemeiner Management- und administrativer Dokumentationstätigkeiten, erhebt, verarbeitet und nutzt der Arbeitgeber als verantwortliche Stelle zu Beginn und während des Arbeitsverhältnisses personenbezogene Daten des Arbeitnehmers. Es handelt sich im Einzelnen um folgende Datenkategorien (nachfolgend „Daten“):

  • Namensdaten (Anrede, Titel, Vorname, Nachname, Namenszusätze), sowie falls vorhanden Foto, 
  • Kontaktdaten (Telefonnummer, Mobilnummer, E-Mail-Adresse, Faxnummer, Straße, Hausnummer, gegebenenfalls Adresszusätze, Postleitzahl, Ort, Land), 
  • Geburtsdatum und Geburtsort,
  • Sozialversicherungsnummer, 
  • Nationalität sowie gegebenenfalls Ausweisdokumente, 
  • Religionszugehörigkeit soweit notwendig, 
  • Familienstand, 
  • Ausbildung, 
  • Bewerbung, 
  • Vergangenheit im Unternehmen, Funktionstitel, Arbeitsplatz, Erfahrungsbereich, 
  • Details zur Entlohnung (zum Beispiel Steueridentifikationsnummer oder Kontodaten) und Sondervergütungen, Gehaltsübersichten,
  • Leistungsbeurteilungen, Verwarnungen und Abmahnungen, sowie Information im Fall von strafrechtlichen oder verwaltungsrechtlichen Verfahren,
  • Informationen zum Gesundheitsstatus soweit notwendig zum Beispiel bei betriebsärztlichen Untersuchungen oder Arbeitsunfällen,
  • Urlaubstage, 
  • Informationen zum Status des Arbeitsverhältnisses (gekündigt/ungekündigt).

Zum Zwecke der Durchführung des Arbeitsverhältnisses werden auch personenbezogene Daten des Arbeitnehmer bei der Erfüllung der Arbeitsaufgaben durch den Arbeitnehmer erfasst. Dies umfasst:

  • Arbeitsergebnisse, Emails und andere Kommunikation, Anwesenheit und Arbeitszeit,
  • Arbeitsort sowie bei beruflicher Reisetätigkeit (inklusive Buchungsdaten) und Spesenabrechnungen,
  • IT Nutzungsdaten wie IP Adresse, NutzerID, Nutzung interner Firmensoftware sowie Log-Dateien (unabhängig davon ob die Nutzung durch firmeneigene oder private Geräte erfolgt).

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 88 Abs. 1 DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

Besondere Kategorien von personenbezogenen Daten werden nur verarbeitet, wenn und soweit die Voraussetzungen des Art. 9 DSGVO erfüllt sind und die Verarbeitung der Erfüllung gesetzlicher Pflichten des Arbeitgebers dient oder die Einwilligung des Arbeitnehmer vorliegt. 

2. Speicherdauer

Die Daten des Arbeitnehmers werden nur solange gespeichert, wie dies zur Durchführung des Arbeitsverhältnisses erforderlich ist. Danach werden die Daten gesperrt oder gelöscht. Es können darüber hinaus gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen zB nach Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung (AO). Sofern solche Pflichten zur Aufbewahrung bestehen, werden die Daten mit Ende dieser Aufbewahrungspflichten gesperrt oder gelöscht.

3. Übermittlung der Daten an Dritte und Auftragsverarbeiter

(1) Der Arbeitgeber übermittelt Daten des Arbeitnehmers an Dritte soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zur Durchführung des Arbeitsverhältnisses notwendig ist. Dies umfasst Banken, (Sozial-)Versicherungen, Steuerbehörden, externe (Rechts-)Berater und andere Dienstleister wie Relocation Services oder Reisebüros. Desweiteren kann der Arbeitgeber aggregierte Informationen zur Entlohnung von Jobleveln und Jobfamilien an Dritte zum Zwecke eines Gehaltsbenchmarkings übermitteln.

Der Arbeitgeber kann ebenfalls Daten des Arbeitnehmer mit der jeweils einzuholenden Einwilligung des Arbeitnehmers übermitteln. Der Arbeitnehmer wird hierüber gesondert informiert. 

(2) Bei der Verarbeitung bedient sich der Arbeitgeber Hilfspersonen, insbesondere im Bereich IT. Diese verarbeiten die Daten als sogenannte Auftragsverarbeiter, dh auf Grundlage eines Vertrags, in dem die Einzelheiten der Datenverarbeitung geregelt sind und in dem sich der Auftragsverarbeiter zum sorgfältigen Umgang mit den Daten verpflichtet. Eine solche Auftragsverarbeitung liegt beispielsweise vor, wenn der Arbeitgeber Daten in einem externen Rechenzentrum speichert. Der Arbeitgeber setzt solche Auftragsverarbeiter in den folgenden Bereichen ein: 

  • Buchhaltung
  • IT
  • Telekommunikation
  • Personalverwaltung
  • Datenspeicherung

Die Auftragsverarbeiter werden vom Arbeitgeber unter besonderer Berücksichtigung der Eignung der von ihnen getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen sorgfältig ausgewählt und auf deren Einhaltung überprüft. Der Arbeitgeber verarbeitet die Daten grundsätzlich in der Europäischen Union beziehungsweise dem Europäischen Wirtschaftsraum. Es ist jedoch möglich, dass die Daten an Auftragsverarbeiter in ein Land außerhalb dieser Regionen übermittelt werden. Der Arbeitgeber stellt dabei durch geeignete Garantien sicher, dass die jeweiligen Auftragsverarbeiter die Daten angemessen schützen.

4. Rechte des Arbeitnehmers

Der Arbeitnehmer hat folgende Rechte in Bezug auf seine personenbezogenen Daten. 

Einzelheiten dazu ergeben sich aus den Artikeln 7, 15-22 und 77 DSGVO.

a) Recht auf Widerruf datenschutzrechtlicher Einwilligungen nach Art. 7 Abs. 3 S. 1 DSGVO

Eine Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird davon jedoch nicht berührt.

b) Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO

Der Arbeitnehmer hat das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob der Arbeitgeber personenbezogene Daten verarbeitet, die den Arbeitnehmer betreffen. Ist dies der Fall, so hat der Arbeitnehmer das Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten sowie auf weitere Informationen, z.B. die Verarbeitungszwecke, die Kategorien verarbeiteter personenbezogener Daten, die Empfänger und die geplante Dauer der Speicherung bzw. die Kriterien für die Festlegung der Dauer.

c) Recht auf Berichtigung und Vervollständigung nach Art. 16 DSGVO

Der Arbeitnehmer hat das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger Daten zu verlangen. Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung hat der Arbeitnehmer das Recht, die Vervollständigung unvollständiger Daten zu verlangen.

d) Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) nach Art. 17 DSGVO

Der Arbeitnehmer hat ein Recht zur Löschung, soweit die Verarbeitung nicht erforderlich ist. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn die Daten für die ursprünglichen Zwecke nicht mehr notwendig sind, der Arbeitnehmer eine datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung widerrufen hat oder die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden.

e) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO

Der Arbeitnehmer hat ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, zB wenn der Arbeitnehmer der Meinung ist, die personenbezogenen Daten seien unrichtig.

f) Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO

Der Arbeitnehmer hat das Recht, die den Arbeitnehmer betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.

g) Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Der Arbeitnehmer hat das Recht, jederzeit aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation des Arbeitnehmer ergeben, gegen die Verarbeitung bestimmter den Arbeitnehmer betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen.

Im Falle von Direktwerbung hat der Arbeitnehmer das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung den Arbeitnehmer betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.

h) Automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO

Der Arbeitnehmer hat das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, außer in den in Art. 22 DSGVO erwähnten Ausnahmetatbeständen.

Eine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhende Entscheidungsfindung findet nicht statt.

i) Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO

Der Arbeitnehmer kann jederzeit Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde einlegen, beispielsweise wenn der Arbeitnehmer der Meinung ist, dass die Datenverarbeitung nicht im Einklang mit datenschutzrechtlichen Vorschriften steht.

5. Änderungen dieses Dokumentes

Dieses Dokument ‘Information über die Datenverarbeitung für Mitarbeiter’ kann durch den Arbeitgeber abgeändert werden, damit es stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht und tatsächlichen Gegebenheiten entspricht, z.B. bei der Einführung neuer Verarbeitungstätigkeiten wie betriebliche Altersvorsorge oder Versicherungen.

Dieses Dokument ist im Intranet des Arbeitgebers jederzeit abrufbar und der Arbeitgeber empfiehlt es regelmäßig auf mögliche Änderungen zu überprüfen. Soweit für eine Änderung die vorherige Einwilligung erforderlich ist oder der Arbeitnehmer gesondert zu informieren ist, wird der Arbeitgeber  dem Arbeitnehmer entsprechend informieren und um eine Einwilligung bitten.


Last updated on 2022-05-02 /
Zuletzt aktualisiert am 2022-05-02